電子メール利用規程
（目的）
第１条　この規程は，株式会社○○○○（以下「会社」という。）における電子メール利用等に関し，遵守するべき事項等を定めることによって，会社における情報セキュリティレベルおよび業務効率の向上を図り，もって会社の事業活動を正常かつ円滑に行うことを目的とする。
（定義）
第２条　この規程における用語の定義は，次の各号による。
(１)　「関連会社」とは，会社が議決権株式の過半数を有するか，もしくは財務および事業の方針の決定を支配している会社をいう。
(２)　「役員等」とは，取締役，会計参与，監査役，執行役または会計監査人をいう。
(３)　「社員」とは，会社および関連会社における社員をいい，正社員，派遣社員，アルバイトを含む。
(４)　「モニタリング」とは，電子メールおよび電子メール掲示板の利用状況をチェック，監督し，使用・通信記録を保存することをいう。
（適用範囲）
第３条　この規程は，会社およびその関連会社における，役員等および社員に適用される。
（電子メール利用の際の遵守事項）
第４条　電子メールを利用する際には，次の各号を遵守しなければならない。
(１)　電子メールは，業務遂行の必要性がある場合に限り，利用できる。
(２)　電子メールは，私用目的で利用してはならない。
(３)　電子メールの利用開始にあたっては，「電子メール利用開始申請書」に必要事項を記入し，所属部門長の承認を得て，情報システム部門に利用開始申請をしなければならない。
(４)　電子メールの利用に際しては，パスワードを設定しなければならず，パスワードは他人に容易に知られないように，厳重に管理しなければならない。
（電子メールの管理責任者等）
第５条　電子メールの管理者については，次の各号による。
(１)　会社および関連会社における電子メールに関する包括管理責任者は，情報セキュリティ担当役員とする。
(２)　各部門内における電子メールに関する管理責任者は部門長とする。
(３)　各部門内における電子メールに関する管理業務（電子メールソフトのインストール，パスワードの設定作業等）は，各部門のＩＴ担当社員が行う。
（社内での送受信に関する遵守事項および注意事項）
第６条　社内において電子メールを利用して文書等を送信または社外から受信する場合には，次の各号を遵守し，または注意しなければならない。
(１)　機密文書，機密データ等を含む電子メールを送信する場合には，電子データの各頁に，またはConfidential等の表示をするとともに，データの暗号化，パスワード付与等の処置をしなければならない。
(２)　送信前には，送信相手のアドレスの確認を十分に行い，誤送信事故が起こらないように厳重に注意しなければならない。
(３)　添付ファイルがある場合には，送信前に必ずウイルス感染検査を行い，感染したメールを送信することがないようにしなければならない。
(４)　容量の大きな添付書類は，送受信可能な容量であるか注意する。
(５)　添付ファイルが，送信先のソフトウェアと互換性があるか注意する。
(６)　送受信完了後の電子メールデータは，必要な場合に限って保存する。ただし，ネットワークシステムの容量限界を超えるおそれがある場合には，早急に他の記録媒体等にデータを移動しなければならない。
（社外への送受信に関する遵守事項および注意事項）
第７条　社外へ電子メールを利用して文書等を送受信する場合には，前条各号のほか，次の各号を遵守し，または注意しなければならない。
(１)　送信対象が機密データである場合には，原則として，情報作成者，情報所有者，情報管理者等の情報オーナーの事前承認がなければ，送信してはならない。社外秘の機密データを，社外に送信してはならない。
(２)　海外への輸出が規制されている戦略物資または技術に関する情報，送信相手または第三者を誹謗・中傷する記述等を含む情報，その他の（法令違反を含む。）コンプライアンス上問題になり得る情報を送信してはならない。
（電子メールで送信可能な文書等）
第８条　電子メールを手段として送信が認められる文書等は，別紙「電子メールで送信する文書の取扱い分類表」（略）のとおりである。
（電子メールアドレスの承認，設定手続等）
第９条　電子メールアドレスは，原則として所属部門長が承認した者に対して，割り当てられるものとする。
２　部門，各種プロジェクト等の組織が使用する電子メールアドレスは，情報システム部長が承認すれば，割り当てられるものとする。
３　電子メール利用開始にあたってのメールアドレスの設定作業，送受信記録の保管等については，情報システム部電子メール担当課が行う。
（電子メール掲示板）
第10条　電子メール掲示板の設置または廃止にあたっては，「電子メール掲示板設置・廃止申請書」に必要事項を記入し，所属部門長の承認を得て，情報システム部門に利用開始申請をしなければならない。
２　電子メール掲示板を使用する環境整備等は，情報システム部門が行う。
３　電子メール掲示板を利用する際には，次の各号を遵守しなければならない。
(１)　電子メール掲示板は，業務遂行の必要性がある場合に限り，利用できる。
(２)　電子メールは，私用目的で利用してはならない。
(３)　電子メール掲示板の管理者を定めて，電子メール掲示板の情報にアクセスできる者を限定し，その他の者がアクセスできないように，適切に管理しなければならない。
（モニタリング）
第11条　モニタリングは，電子メールの利用が第１条の目的の範囲内で適切に行われているかを確認するために行われるものとする。
２　役員等および社員による利用のモニタリングを開始する際には，対象者から同意書をあらかじめ得なければならない。
３　モニタリングにあたっては，プライバシー保護の観点から，情報管理を厳格に行わなければならない。
４　モニタリングの結果，役員等および社員による利用に不正が発見された場合には，ただちに情報システム部門長に報告され，同部門長が警告書を発する。
５　前項の警告書を受けた者は，ただちに不正利用行為を停止しなければならない。
（罰則）
第12条　この規程に違反した者は，就業規則第○条において処罰されることがある。
（改廃）
第13条　この規程の改廃は規程管理規程に定める手続きによるものとする。
付　則
（施行日）
この規程は平成○年○月○日から施行する。